Synchroniser les acteurs, prioriser les besoins, cadrer le projet, identifier et comprendre les étapes de la méthodologie, en particulier la prise de besoins.
GO – Adoption Office 365
Avec GO, UMAknow vous accompagne dans la modernisation de votre environnement de travail numérique vers Office 365 dans une approche structurée et validée.
Planification
Il y a plusieurs raisons et avantages à entreprendre une modernisation de vos environnements de travail numérique mais il est important pour nous de bien prioriser les phases d’adoption en priorisation les scénarios d’usage qui apportent un plus grand gain et qui sont les plus rapides à atteindre. Pour les identifier, nous organisons des ateliers avec des groupes d’usager dans le but d’élaborer un plan de la gestion du changement et d’identifier les impacts sur les usagers. Voici à haut niveau, les phases initiales :
Stratégie
Audit de vos environnements
Comprendre les environnements en place pour découvrir votre situation actuelle puis identifier vos enjeux et irritants pour mieux vous connaitre et bâtir un accompagnement à votre image.
Éveil à Office 365
Offrir une meilleure visibilité quant aux services et applications proposés par Office 365, par le biais de rencontres et de démonstrations vous permettant de démarrer votre projet sur de bonnes bases.
Configurations initiales
Définir ensemble les configurations à appliquer sur votre tenant Office 365, au niveau des consoles d’administration, pour bâtir votre futur environnement de travail numérique sur des bases solides.
Gouvernance
Identifier les acteurs, les parties prenantes du projet, définir leurs rôles et leurs responsabilités dans le but de rédiger un cadre de gouvernance initial.
Plan de communication
Structurer un plan de communication qui sera exécuté tout au long de la livraison du projet. Automatiser l’envoi de communications aux employés via des campagnes DRIP.
Accélérateur d’adoption GO
Déployer notre accélérateur d’adoption GO sur votre environnement afin que les utilisateurs soient en mesure de consulter toute information pertinente quant aux applications à leur disposition.
Programmes Ambassadeurs
Mettre en place un programme d’ambassadeurs qui auront comme mandat de faire connaître Office 365 auprès de vos utilisateurs. Le déploiement d’un programme adapté à votre organisation est primordial pour garantir une adoption saine et évolutive.
Mesures de l’adoption
Définir les métriques, notamment celles des communications, permettant du d’évaluer le progrès au niveau de l’adoption des différents outils.
Conduite du changement
Soutenir les utilisateurs dans la transformation numérique de leur environnement de travail par la mise en place d’activités et la présentation d’outils par le biais de webinar formations, du coaching, d’ateliers, etc.
Lancement
Avec le plan défini dans la phase de planification : vous possédez tous les outils pour débuter la conduite du changement. Office 365 est disponible ; et les plus enthousiastes feront la transition. Les ambassadeurs commencent à communiquer, les gestionnaires mobilisent leurs équipes, la plateforme GO est disponible et permet de s’adapter à de nouvelles façons de travailler
Productivité individuelle
Découvrir le nouvel environnement de travail grâce au déploiement des applications structurant la productivité personnelle, tels que OneDrive, OneNote, To-Do.
Collaboration et travail d’équipe
Livrer les bases d’une collaboration en équipe saine et moderne, permettant à chacun de se créer son environnement collaboratif avec ses groupes de travail.
Communautés de pratiques
Briser les silos et favoriser la collaboration entre services par la livraison des espaces de communication.
Création de valeur
Réunir les commentaires et les résultats préalablement définis au cours de la phase de planification afin d’identifier et mettre en œuvre des améliorations sur mesure. Cette phase de rétroaction est essentielle à une adoption réussie et à une optimisation des méthodes de travail mais aussi à l’établissement d’un modèle de conduite du changement spécifique à votre entreprise.
Automatisation de processus
Structurer les processus d’affaires et offrir des solutions solides et pérennes pour faciliter les opérations répétitives rencontrées au quotidien.
Diffusion et publication
Livraison de portails de communication modernes et connecté à l’environnement de collaboration, tels qu’un Intranet.
Gestion documentaire
Définir des architectures d’informations pertinentes pour organiser les contenus et artefacts documentaires de l’organisation.